Quando qualcuno lascia l’azienda, l’IT pensa a disattivare l’account e a ritirare il portatile. Quasi nessuno pensa ai dati di monitoraggio: cosa si conserva, cosa si cancella e chi potrà vederli dopo.
Tre azioni, in quest’ordine
- Disattivare l’accesso, non cancellare l’account. Cancellare elimina i registri di accesso – proprio quelli che servono se mesi dopo arriva una contestazione.
- Esportare ciò che va consegnato. File di lavoro, posta, contatti clienti. Consegna al responsabile, con data e una nota di cosa è stato copiato.
- Trattare i dati di monitoraggio secondo la policy. Se c’è un contenzioso o un audit aperto, si conservano e si marcano «legal hold»; altrimenti vale il termine normale.
Cosa resta e cosa va
Resta ciò che documenta un rapporto di lavoro: date, ore registrate, fascicolo. Va ciò che era operativo e non serve più: schermate, cronologia applicazioni senza incidenti, cronologia di navigazione.
Un criterio utile: se nessuno sa dire a cosa servirebbero quei dati tra sei mesi, non dovrebbero più essere lì.
L’errore che costa caro
Cancellare l’intero account il giorno stesso della cessazione. È veloce, sembra pulito, e distrugge il registro degli accessi che prova chi ha consultato cosa. Quando arriva la contestazione, l’azienda non può dimostrare ciò che ha fatto bene.
iMonitor EAM in italiano · Per quanto conservare i dati
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