«Conservare tutto per sicurezza» è l’impostazione predefinita nella maggior parte dei progetti di monitoraggio, e il modo più semplice per fallire un audit. La conservazione è una decisione, non un’impostazione di archiviazione.
Punto di partenza per tipo di dato
- Tempo di lavoro (accesso, attivo, inattivo): un ciclo di payroll più il termine legale per le rivendicazioni salariali.
- Uso di applicazioni e web: 30-90 giorni in dettaglio; gli aggregati possono restare più a lungo.
- Conteggio delle battute: 30 giorni; serve solo all’andamento.
- Schermate: 14-30 giorni, salvo indagine in corso.
- Trasferimenti di file e USB: 90-180 giorni.
- Registri di accesso (chi ha visto cosa): un anno.
Tre regole che reggono
- Applicare nel sistema, non in una policy. Se la cancellazione dipende da qualcuno che se ne ricorda, non avviene.
- Separare il legal hold dalla routine. Un’indagine aperta va esclusa esplicitamente, con un responsabile e una data di chiusura.
- Scrivere il motivo accanto al numero. «90 giorni perché le contestazioni sui file emergono entro un trimestre» sopravvive a un cambio di direzione; «90 giorni perché era il default» no.
E va detto nell’informativa: «le schermate vengono cancellate dopo 30 giorni» è un dato valutabile, che riduce il sospetto.
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